Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Jobcenter Hagen, vertreten durch die Geschäftsführung, Berliner Platz 2, 58089 Hagen.

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Bei konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten des Jobcenter Hagens:

Jobcenter Hagen
Datenschutzbeauftragter: Herr Neumann
Berliner Platz 2
58089 Hagen
E-Mail: Jobcenter-Hagen.Datenschutz@jobcenter-ge.de

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

a) Hosting und Server-Standort

Diese Website wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, gehostet. Es werden ausschließlich Server in deutschen Rechenzentren eingesetzt; eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Auch der Versand der über die Web-App erzeugten E-Mails erfolgt über die Mail-Infrastruktur der Hetzner Online GmbH (siehe Punkt 5 b).

b) Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website erfasst unser Webserver automatisch bestimmte technische Informationen, die Ihr Browser an uns übermittelt. Diese sind:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Angeforderter Pfad/URL
• User-Agent (Betriebssystem, Browsertyp, Browserversion)

Datenschutzhinweise zu Hetzner: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/

Weitere Browserdaten (z. B. Sprache, Betriebssystem) werden zur technischen Bereitstellung genutzt. Soweit Sie in die Reichweitenmessung eingewilligt haben, werden sie zusätzlich für die unter Punkt 5 a beschriebene statistische Auswertung verwendet.

Die IP-Adresse Ihres Geräts ist technisch zwingend erforderlich, damit unser Server Ihnen die angeforderten Inhalte überhaupt zusenden kann; sie kann daher beim Verbindungsaufbau nicht anonymisiert werden. Diese Daten sind aus technischen Gründen erforderlich, um die Website an Ihr Endgerät auszuliefern. Die Logdateien werden nicht permanent vorgehalten. Weitere Informationen zur Speicherung finden Sie bei Punkt 8.

Weiterhin werden, nur bei erteilter Einwilligung, zu Analyse-Zwecken und zur Optimierung der Website verarbeitet (Einzelheiten unter Punkt 5 a):

• ungefährer Standort (aus der IP-Adresse abgeleitet, i. d. R. Land/Region; die IP-Adresse selbst wird dabei nicht gespeichert),
• Spracheinstellung, Klicks, Seitenaufrufe und Verweildauer.

c) Kontaktformular, Anträge und Einreichungen

Insofern Kontaktformulare, Anträge oder Einreichungen über die Web-App als verschlüsselte Mail an das Jobcenter Hagen übermittelt werden sollens, kommt es dadurch zur entsprechenden Verarbeitung der von Ihnen eingegebenen und zu übermittelnden personenbezogenen Daten.

Jede Einsendung wird technisch in eine E-Mail an das Jobcenter Hagen umgesetzt. Diese E-Mail besteht aus zwei Bestandteilen, die unterschiedlich geschützt sind: dem unverschlüsselten Betreff und dem Ende-zu-Ende-verschlüsselten Inhalt. Welche Angaben im Einzelnen in Betreff und Inhalt enthalten sind, wie die Verschlüsselung technisch erfolgt und welcher Dienstleister am Versand beteiligt ist, ist unter Punkt 5 b beschrieben.

Die Übermittlung ist freiwillig. Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, die Web-App zu nutzen. Wenn Sie die Formulare nicht nutzen möchten oder einzelne Angaben nicht machen, entsteht Ihnen dadurch kein Nachteil; Sie können sich stattdessen jederzeit auf den üblichen Wegen an das Jobcenter Hagen wenden, etwa persönlich, postalisch oder telefonisch. Fehlen für einen Antrag erforderliche Angaben oder Unterlagen, kann dieser allerdings nicht abschließend bearbeitet werden.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung dieser Daten dient ausschließlich der technischen Bereitstellung der Website, der Sicherstellung des Betriebs und der Fehlersuche, der Optimierung der Website, der Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie der Übermittlung von eingegebenen Nachrichten an das Jobcenter.

Es erfolgt keine Auswertung zu Marketingzwecken. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt; eingebunden sind lediglich die unter Punkt 5 genannten, weisungsgebundenen Auftragsverarbeiter.

5. Einsatz von Dienstleistern und Drittanbietern

a) Analyse-Tool

Als Analyse-Tool wird die Open-Source-Software Umami eingesetzt. Sie wird selbst betrieben, und zwar auf demselben Server, auf dem auch die Website gehostet wird (siehe Punkt 3 a). Alle Informationen über die Websitenutzung verbleiben in den Systemen des Jobcenter Hagen; eine Weitergabe an Dritte oder an den Hersteller von Umami erfolgt nicht. Die Auswertung dient dazu, die Website bedarfsgerecht zu gestalten und fortlaufend zu verbessern.

Die Reichweitenmessung erfolgt ausschließlich mit Ihrer Einwilligung, über die Sie beim ersten Aufruf der Website im Einwilligungsbanner entscheiden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Ihre Einwilligung findet keine Messung statt; gespeichert wird dann lediglich Ihre Entscheidung selbst (siehe Punkt 6). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Datenschutz- bzw. Cookie-Einstellungen ändern; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Erhoben werden dabei: ungefährer Standort, Spracheinstellung, Klicks, Seitenaufrufe und Verweildauer.

Nicht erhoben werden Formulareingaben, hochgeladene Dokumente, die IP-Adresse sowie unmittelbar identifizierende Angaben wie Name, Anschrift oder E-Mail-Adresse. Umami verzichtet auf Tracking-Cookies, auf Fingerprinting und auf eine websiteübergreifende Wiedererkennung; einzelne Sitzungen werden ausschließlich serverseitig über einen arbeitstäglich wechselnden, nicht rückrechenbaren Hashwert unterschieden. Die IP-Adresse wird lediglich zur Ermittlung des ungefähren Standorts (i. d. R. Land/Region) und zur Hashbildung verarbeitet und anschließend verworfen. Auch die optionalen Zusatzfunktionen des Programms, mit denen sich einzelne Personen kennzeichnen ließen, werden nicht genutzt.

Die erhobenen Nutzungsdaten werden als einzelne Ereignisse gespeichert und erst bei der Auswertung zu Statistiken zusammengefasst. Sie werden für statistische Zwecke dauerhaft vorgehalten; eine Löschung nach Ablauf einer bestimmten Frist findet nicht statt.

Die technische Dokumentation des Herstellers finden Sie unter: https://docs.umami.is/docs

b) Verschlüsselter Mailversand an das Jobcenter Hagen

Jede Einsendung über die Web-App (das Absenden eines Kontaktformulars, eines Antrags oder das Hochladen von Unterlagen) führt im Hintergrund zum Versand einer E-Mail an das Jobcenter Hagen. Der Versand erfolgt über die Mail-Infrastruktur der Hetzner Online GmbH auf Servern in Deutschland; es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine inhaltliche Überwachung oder Auswertung der Nachrichten findet dort nicht statt.

Die Nachricht wird bereits in Ihrem Browser nach dem Standard S/MIME verschlüsselt, bevor sie übertragen wird. Der dafür nötige private Schlüssel liegt allein beim Jobcenter Hagen, sodass weder die mit dem technischen Betrieb der Web-App betrauten Stellen noch der Mail-Dienstleister die Inhalte einsehen können. Nicht verschlüsselt ist der Betreff der E-Mail.

Im Betreff unverschlüsselt enthalten:

• Antragsname
• BG-Nummer (falls angegeben)
• Dokumententyp (z. B. „Schulbescheinigung“), nicht der Dateiname

Im Inhalt verschlüsselt enthalten:

• alle personenbezogenen Formulardaten (z. B. Name, Geburtsdatum, Telefonnummer)
• alle hochgeladenen Dokumente

Sofern Sie eine E-Mail-Adresse angegeben haben, wird auch die Empfangsbestätigung an Sie über Hetzner versendet.

Auf dem Anwendungsserver, der die E-Mail erzeugt, wird die verschlüsselte Nachricht für 30 Tage aufbewahrt, damit Zustellprobleme nachvollzogen und der Versand im Zweifel nachgewiesen werden kann. Zusammen mit ihr werden gespeichert:

• Zeitstempel des Versands
• Bezeichnung des ausgefüllten Formulars (nur die Referenz, keine Eingaben)
• BG- bzw. Kundennummer
• E-Mail-Adresse für die Empfangsbestätigung sowie deren Zustellstatus
• Liste der Dokumententypen der Anhänge (weder Dateinamen noch Inhalte)
• technische Angaben zur Nachrichtendatei wie Dateityp, Größe, Kennung und Bezeichnung

Der Inhalt der Nachricht bleibt dabei durchgehend verschlüsselt. Nach Ablauf der 30 Tage werden die Nachricht und die genannten Angaben automatisch gelöscht.

Das für den Versand genutzte Postfach dient ausschließlich dem automatisierten Versand und wird nicht bearbeitet. Auf dem Mailserver selbst werden ausgehende E-Mails nicht gespeichert; eingehende E-Mails werden weder gelesen noch ausgewertet und nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Eine Kontaktaufnahme mit dem Jobcenter Hagen über dieses Postfach ist daher nicht möglich. Bitte nutzen Sie ausschließlich die Formulare der Web-App, da nur so die angemessene Verschlüsselung Ihrer Daten sichergestellt ist.

Datenschutzhinweise zu Hetzner: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/

c) Technischer Betrieb der Web-App

Die Web-App wird im Auftrag des Jobcenter Hagen von der TWENTY Studio GmbH, Kolonnenstr. 8, 10827 Berlin, entwickelt und technisch betreut. Dabei kann im Rahmen von Wartung, Fehlersuche und Weiterentwicklung ein Zugriff auf die unter Punkt 3 b genannten technischen Daten sowie auf die unter Punkt 5 b genannten Angaben zum Versand nicht ausgeschlossen werden. Die TWENTY Studio GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Jobcenter Hagen und nicht zu eigenen Zwecken; es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Auf die Ende-zu-Ende-verschlüsselten Inhalte der Einsendungen besteht kein Zugriff.

d) Sonstige Drittanbieter

Aktuell werden keine weiteren Drittanbieter oder externen Tracking- bzw. Analyse-Tools eingesetzt.

6. Cookies und Speicherung auf Ihrem Endgerät

Auf Ihrem Endgerät werden nur wenige, technisch notwendige Informationen gespeichert. Sie dienen ausschließlich dazu, die Website funktionsfähig zu halten und Ihre eigenen Einstellungen umzusetzen. Ihre Speicherung ist im Sinne des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG unbedingt erforderlich und bedarf daher keiner Einwilligung. Für die Reichweitenmessung selbst (Punkt 5 a) werden auf Ihrem Endgerät keine Daten gespeichert.

Im Einzelnen handelt es sich um:

Ihre Entscheidung über die Reichweitenmessung. Ihre Auswahl im Einwilligungsbanner wird in einem Cookie mit der Bezeichnung jc_hagen_cookie_consent für 182 Tage gespeichert, damit Sie nicht bei jedem Aufruf erneut gefragt werden. Lehnen Sie die Reichweitenmessung ab, wird zusätzlich im lokalen Speicher (Local Storage) Ihres Browsers der Wert umami.disabled abgelegt. Er stellt sicher, dass das Analyse-Skript zuverlässig keine Daten erhebt, und bleibt gespeichert, bis Sie ihn löschen.

Ihre Einstellungen zur Darstellung. Die von Ihnen gewählte Sprache wird in einem Cookie für bis zu 400 Tage gespeichert. Einstellungen zur Barrierefreiheit, etwa Schriftgröße, Kontrast oder Graustufendarstellung, werden im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt und bleiben dort, bis Sie sie löschen.

Technische Werte zum Seitenablauf. Das eingesetzte Web-Framework und einzelne Bedienelemente legen kurzzeitig technische Werte im Sitzungsspeicher (Session Storage) ab, beispielsweise die Scroll-Position, den Zustand bereits ausgefüllter Eingabefelder oder die Information, dass Sie einen Hinweis geschlossen haben. Diese Werte werden automatisch gelöscht, sobald Sie den Browser-Tab schließen.

Keine dieser Informationen wird zu einer Wiedererkennung über verschiedene Websites hinweg oder zur Profilbildung genutzt. Sie können sämtliche gespeicherten Informationen jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen. Löschen Sie die zur Reichweitenmessung gespeicherte Entscheidung, werden Sie beim nächsten Aufruf erneut um eine Entscheidung gebeten.

7. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der genannten Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), da sie für den Betrieb der Website technisch notwendig ist.

Insofern Kontaktformulare, Anträge oder Einreichungen über die Web-App als verschlüsselte Mail an das Jobcenter Hagen übermittelt werden, geschieht die Verarbeitung dort nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i. V. m. §§ 67 ff. Zehntes Buch Sozialgesetzbuch.

Die Reichweitenmessung nach Punkt 5 a erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG.

8. Speicherdauer

Server-Logdateien (IP-Adresse, Datum, Pfad) werden lediglich temporär für die Sicherstellung des Betriebs genutzt und maximal 30 Tage gespeichert. Eine längerfristige Speicherung findet nicht statt.

Insofern über die Web-App Nachrichten, Formulare oder Unterlagen an das Jobcenter Hagen versendet werden, gilt: Auf dem Anwendungsserver werden die verschlüsselte Nachricht und die zugehörigen Angaben zum Versand für 30 Tage aufbewahrt und anschließend automatisch gelöscht; welche Angaben das im Einzelnen sind, ist unter Punkt 5 b aufgeführt. Auf dem Mailserver werden ausgehende E-Mails nicht gespeichert; eingehende E-Mails werden ungelesen für längstens 30 Tage vorgehalten und anschließend automatisch gelöscht.

Die durch das Analyse-Tool Umami erhobenen Nutzungsdaten werden auf dem selbst betriebenen Server dauerhaft für statistische Zwecke vorgehalten; eine Löschung nach Ablauf einer bestimmten Frist findet nicht statt. Nach einem Widerruf der Einwilligung werden keine weiteren Daten erhoben.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den oben genannten Datenschutzbeauftragten.

Weiterhin haben Sie das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)

Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Telefon: +49 (0)228 997799-0
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de
Web: www.bfdi.bund.de

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Zusammenhang mit dieser Website und der Web-App nicht statt. Die über die Web-App übermittelten Angaben werden ausschließlich zur Weiterleitung an das Jobcenter Hagen verarbeitet; jede inhaltliche Entscheidung über Ihr Anliegen trifft dort ein Mensch.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Vorgaben oder technische Entwicklungen anzupassen.

Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Website verfügbar.

Stand: 01.09.2026